Annika Hallman i ny BFUF-rapport: – Ökad efterfrågan på hållbara möten och destinationer

– Efterfrågan på att anordna större möten tycks vara tillbaka efter pandemin. Behovet att mötas fysiskt har inte minskat, men mötesdeltagaren är mer selektiv idag. Hållbarhetsfrågan blir allt viktigare. Orosmolnet för framtidens mötesindustri är en osäker omvärld. Det menar Annika Hallman, Göteborg & Co och Gothenburg Convention Bureau (GCB).

Från ”intressant” till viktigt argument
Göteborg har som mål att vara en globalt ledande destination för hållbara möten. Sju gånger i rad har man i konkurrens med hundra städer rankats som världens mest hållbara destination enligt GDS (Global Destinations Sustainability) Index. Annika Hallman ansvarar för affärsområdet Möten vid GCB som marknadsför destinationen framförallt till beslutsfattare av internationella vetenskapliga, politiska och större företagsmöten. Hon ser en ökad efterfrågan på hållbara möten.

– Intresset för att arrangera hållbara möten har ökat markant. Tidigare när vi talade om hållbarhet med internationella kunder på besök tyckte de att det var bra men inte så viktigt vid valet av destination. Detta har förändrats. I dag är våra kunders medvetenhet mycket hög och hållbarhet är ett viktigt argument. De vill göra bättre och fler hållbara val och vill ha besked om både hur destinationen och anläggningarna kan hjälpa dem att göra dessa. De frågar till exempel hur mötesanläggningar arbetar för minskat CO2-avtryck, vissa önskar listor på anläggningar och hotell som är certifierade. Man frågar också mycket efter CSR-aktiviteter (Corporate Sustainability Reporting), man vill göra någonting som lämnar ett positivt avtryck för destinationen eller göra någon form av positiv aktivitet för platsen.

Ny lagstiftning och nya regler bidrar till att påverka mötesindustrin i mer hållbar riktning. 

– En tuffare lagstiftning och nya EU-direktiv ställer högre krav på mötesindustrin. Till exempel kring att få bort plast och överproduktion av engångsartiklar och att alla som producerar mat och säljer förpackningar måste kunna hantera och sortera avfallet. Den nya EU-lagstiftningen som berör företags rapportering av både social och miljömässig hållbarhet och som ställer ökade krav på mätbarhet som börjar gälla från räkenskapsåret 2024 kommer också att påverka oss.

Fysiska möten viktiga än
– Efter pandemin trodde många att vårt behov av fysiska möten skulle minska. Annika Hallman menar att det blivit nästan tvärtom. Det var mycket tal om att en effekt av pandemin skulle bli att vi slutade resa och bara skulle träffas digitalt. Men så blev ju inte fallet. Efter pandemin har det fysiska mötet återkommit i högre utsträckning, något jag tror alla i mötesnäringen är överens om. Och återhämtningen gick snabbare än vad någon trott. Det är tydligt att människor som de fysiska varelser vi är behöver mötas. Jag tror på intet sätt att det fysiska mötet är dött, däremot att man som deltagare blir mer selektiv, kritisk och ifrågasätter vilka möten man åker på. Man värderar både bekvämlighet och fritid på ett annat sätt efter pandemin. Vi kommer bli mer noggranna med att värdera vilka möten vi prioriterar för att kunna motivera att vi reser. Det fysiska mötet måste kunna skapa ett tydligt mervärde och kännas meningsfullt. Det behöver verkligen vara ett riktigt bra program eller något annat som drar.

Hybridlösningar och exklusivt att vara på plats
Under pandemin då fysiska möten var omöjliga fick vi snabbt lära oss digitala lösningar. Kraven på digitala möteslösningar är standard idag.

– Vi har ett större tryck på lokaler som kan öppna upp för nätverkande och samtal och erbjuder möjlighet att filma och streama. Under pandemin samlade hybridmötet alla digitalt och allt skedde samtidigt. Idag kombinerar många mötesarrangörer digitala och fysiska lösningar och ser fördelar med det. Det är fler interaktiva möten där deltagarna är med och skapar innehåll, man använder dialogformer med digitala hjälpmedel för direkt feedback, interaktion, röstning och så. Och man tillgängliggör kanske inte hela mötet. En deltagare på ett möte kan till exempel ta del av ett urval av seminarier på plats och sedan erbjudas att köpa till övriga delar i programmet digitalt. Här finns möjligheter för nya affärsmodeller. Samtidigt tror vi att det kommer att bli mer av helt odigitala lösningar. Att medverka på plats kan få en egen exklusivitet, det som sägs och görs där blir unikt för den som deltar just då.

Ny generation mötesdeltagare
Mötesindustrin måste också förbereda sig på nya kunder.

– Vi har en ny generation som är på väg ut i mötesvärlden. Det är väldigt svårt att tro att de kommer att vilja sitta i timtal och lyssna på föreläsningar. Mötena kommer troligen att bli mer skräddarsydda och individanpassade, man kommer vilja ha möjlighet att forma ett eget program och samtidigt ha mer interaktion och nätverkande. Det ställer ökade krav på både tekniska lösningar och på möteslokalerna. Men, ju mer digitalt desto mer fysiska behöver vi vara. Det kommer alltid finnas behov av att samlas fysiskt och skapa och medverka kring frågor, problem och lösningar.

Snabb anpassning i en orolig omvärld
Också det oroliga politiska läget i Europa påverkar mötesindustrins framtid.

– Läget för hela världsekonomin med pågående krig ger ökade kostnader. Många organisationer hade stora ekonomiska utmaningar redan under pandemin och efter den har mat, el, lokalhyror och annat blivit dyrare. Mötesarrangörer har också allt större utgifter för försäkringar och säkerhet, något som blev tydligt inte minst under Eurovision i Malmö. De ökade kostnaderna kan arrangörerna inte ta igen genom att höja deltagaravgifterna hur mycket som helst. När priset blir viktigt kan det vara en nackdel för Sverige, som generellt sett har en högre prisbild. Vi får konkurrens av billigare destinationer i Europa som mer eller mindre ”köper” större möten och kongresser. Samtidigt ligger vi långt fram när det häller hållbarhet, vilket kan vara en konkurrensfördel.

– Det som präglat de sista åren, med pandemi och krig i Europa, är att det man inte tror ska hända mycket väl kan göra det. Vi måste snabbt kunna anpassa oss och hitta nya former. En konsekvens för oss är att vi gått från treårs- till ettårsplaner. Vår framtid är att vi måste vara så oerhört mycket mer agila.

Gothenburg Convention Bureau (GCB) är en del av destinationsbolaget Göteborg & Company som ägs av Göteborgs stad. 
Göteborg & Company, möten