– Digitaliseringen ger oss många möjligheter att utveckla möten och därmed framtidens mötesindustri. Som många mötesorganisatörer är vi hyfsat utbildade och har kunskap, men många kunder har inte börjat gå in alls i detta än. Arrangörsbranschen och mötesplattformarna borde tillsammans kunna gå i bräschen och visa på möjligheter och hur man får ekonomi i digitala möten, menar Krister Andersson, vd Umeå Congress.
Umeå Congress är en kongress- och konferensarrangör (PCO) som årligen hanterar cirka hundra arrangemang med totalt cirka 10 000 deltagare. Företaget som funnits i 30 år är ett av landets större inom vetenskapliga kongresser. Mötena och konferenserna arrangeras i hela landet. Forskarna i rapporten pekar på digitaliseringen som en av tre stora megatrender som formar den globala mötesindustrin. Umeå Congress var tidigt ute med att erbjuda digitala möteslösningar.
– Pandemin bokstavligen kastade oss in digitaliseringen. Vi var på bollen direkt innan vi egentligen visste vad vi gjorde. Vi hade turen att redan ha ett påbörjat ett samarbete med ett startup-företag för att utveckla en digital plattform för möten. Tanken då var att vi skulle addera digitala deltagare på våra fysiska konferenser, kongresser och event. Men när pandemin kom fick vi svänga 180 grader. Det digitala hamnade i helt i fokus. Nu befinner vi oss där vi börjar kunna se hur det fysiska och digitala kan samverka.
Vi vill fika vid ett ståbord
Krister ser några generella utmaningar för utveckling av framtidens möten; en är att vi går på möten som vi alltid gjort.
– Många av oss är fortfarande mycket traditionella när vi går på konferens. Vi vill ha vårt fika, mötas, interagera och snacka med våra kollegor över ett ståbord. Men allt detta går att få till med digitala lösningar. Det finns så många möjligheter och fördelar med att lägga digitala lager på fysiska möten för att skapa hybridmöten som upplevs positiva av både deltagare på plats och distans. Man når ut bredare och konferenserna sparas som en kunskapsbas som lever över tid
Men nya lösningar kräver införsäljning.
– I den snabba digitaliseringen när kunderna inte alltid har kunskapen själva så är det inte helt enkelt att nå fram och visa värden. Det är allt viktigare för oss att få till paketeringen. Många tror att det är svårt att få både fysiska och digitala deltagare nöjda och att det är svårt att ta betalt. Ofta finns en oro för att tappa intäkter och för hur konferensen ska gå ihop ekonomisk. De behöver bli bättre på att hitta affären. Här skulle branschen kunna göra gemensam sak och bidra till ökad kunskap, som enskild aktör är det att svårt att driva den frågan.
Plattformarnas lönsamhet viktig för utvecklingen
Ytterligare en utmaning för att mötesindustrin och därmed framtidens möten ska kunna utvecklas är att de digitala plattformarna är ekonomiskt lönsamma. De genererar mycket trafik, men har haft svårt att ta betalt, menar Krister.
– Alla digitala och hybrid-möten behöver en teknisk plattform där mötena äger rum. Under pandemin såg vi en stor ökning av antal plattformsföretag och det finns många kvar på marknaden idag. Deras största utmaningar är att hitta sätt att ta betalt för sina tjänster och att vara uthålliga. Av någon anledning har vi vant oss vid att många digitala konferenser och möten är gratis. Därmed har man bjudit på kunskap, vilket egentligen är märkligt. Liksom kunderna behöver plattformarna hitta affären.
Säkerhet en kommande fråga
Krister vågar inte sia om svensk mötesindustris framtida utveckling men lyfter som forskarna en aspekt som kommer att påverka den – ökade krav på säkra möten.
– Jag tror att säkerhetsfrågan är ett kommande problem och utmaning för oss i branschen. Vi påverkas av en orolig omvärld. Det kan bli så att man inte kommer att våga vara så många fysiskt på samma ställe. I Sverige har vi en tendens att samla landets specialister inom olika områden på en plats och knö in dem i ett och samma konferensrum. Vi berättar gärna om mötena på sociala medier, lägger ut namnbrickor i rader väl synliga. Det finns risker med detta som vi behöver bli bättre på att förstå och hantera. Kanske kommer vi till exempel att behöva fler anläggningar i landet som är säkerhetsklassade.
Sveriges mötesindustri har ändå har goda framtidsutsikter och goda förutsättningar att stå sig i en internationell konkurrens.
– Sverige ligger jättebra till. I det stora ligger kongress- och konferensverksamheten långt fram. Våra lösningar med plattformar, eventsystem och annat är extremt bra, avslutare Krister.
